Para un usuario que recién comienza a familiarizarse con la aplicación Microsoft Office Word (o un editor de texto similar), puede resultar difícil comprender toda la variedad de términos, funciones y herramientas del programa. Por ejemplo, un concepto como "pie de página" puede hacerte pensar durante mucho tiempo sobre qué es, para qué se utiliza y en qué parte del documento se encuentra.
Un documento en un editor de texto se divide convencionalmente en varias áreas. El texto se ingresa en la parte principal (central) del documento, pero en los bordes hay espacios vacíos, que generalmente se denominan márgenes. Los encabezados y pies de página son áreas ubicadas en el encabezado, pie de página y márgenes laterales de cada página de un documento. La mayoría de las veces, los encabezados y pies de página se utilizan para insertar números de página en el texto, sin que el usuario tenga que ingresar cada número él mismo. La numeración se produce automáticamente: a cada página siguiente se le asigna un valor incrementado en uno. Los encabezados y pies de página pueden contener inscripciones: hora, fecha, nombre de la empresa o nombre del documento. También puede colocar objetos gráficos en los encabezados y pies de página: un logotipo de la empresa o cualquier otra imagen. ¿Por qué es más conveniente usar encabezados y pies de página para insertar texto y objetos gráficos repetidos? El texto u objeto gráfico en los encabezados y pies de página no cambia, no se mueve, no se distorsiona. No es necesario ingresar el mismo texto en cada nueva página. Cuando los encabezados y pies de página están activos, la parte principal del documento se vuelve inaccesible para su edición, por lo que su apariencia no cambia. Se puede obtener acceso rápido a los encabezados y pies de página haciendo doble clic con el botón izquierdo del mouse en la parte superior o inferior del documento. Cuando los encabezados y pies de página están activos, una pestaña adicional de "Diseño" está disponible en las herramientas contextuales del editor, con la que puede cambiar la apariencia de los encabezados y pies de página, insertar los objetos necesarios. Para usar plantillas listas para usar para encabezados y pies de página, vaya a la pestaña "Insertar". Seleccione el encabezado o pie de página de la sección "Encabezados y pies de página", de las plantillas que se ofrecen en la lista desplegable, seleccione la opción que desee con el botón izquierdo del mouse; este campo cambiará automáticamente al modo de edición de encabezado y pie de página. Para salir, haga doble clic en la parte principal del documento con el botón izquierdo del mouse.
