El archivo es el proceso de preparación de archivos que, en forma comprimida pero ordenada, contienen información informática: datos, documentos, códigos de programas de control, etc. Esta operación se realiza mediante programas de archivo especializados o mediante el propio sistema operativo. Además, muchas aplicaciones tienen una función de archivo incorporada para sus propios archivos y bases de datos auxiliares.
El sistema operativo de la computadora está configurado por defecto para crear periódicamente copias de seguridad de los archivos más importantes con el fin de tener un seguro contra su propia falla o la manifestación de cualquier defecto grave en el funcionamiento del hardware de la computadora, por ejemplo, uno de los unidades de disco duro. Dicha copia de seguridad se puede configurar según le convenga; para ello, en las últimas versiones de Windows hay un componente llamado "Centro de copia de seguridad y restauración". Con su ayuda, puede establecer la frecuencia de archivo, seleccionar archivos cuyas copias realmente valgan la pena conservar, especificar cuánto tiempo se deben guardar los archivos más antiguos y establecer otros parámetros. El procedimiento en sí, como regla, toma de varios minutos a una hora, pero ocurre en segundo plano, es decir, en la computadora todo este tiempo puede continuar trabajando con otras aplicaciones.
El archivo, que se lleva a cabo mediante programas especializados (por ejemplo, WinZIP, WinRAR, 7-ZIP), se utiliza a menudo para otros fines. Si el resultado de las acciones anteriores del sistema operativo es crear copias de seguridad de archivos en caso de recuperación de emergencia, estos archivadores están diseñados para preparar archivos para transferirlos a través de redes informáticas o transportarlos en medios extraíbles. Por ejemplo, al enviar archivos adjuntos por correo electrónico, primero se cargan en el servidor de correo del remitente, luego se transfieren al servidor del destinatario y luego se descargan en la computadora del destinatario. Cada una de estas etapas ocurre cuanto más rápido, menor es el tamaño de los archivos transferidos, y el tiempo o volumen de dos de ellos (el primero y el último) también se paga de los bolsillos del destinatario y del remitente. Por tanto, tanto el destinatario como el remitente, y el servicio de correo están interesados en reducir el volumen de archivos transferidos, que es para lo que están destinados los programas de archivo.
