Una nomenclatura de casos es una lista numerada de títulos de casos que se archivan dentro de una organización. Según este documento, se está llevando a cabo todo el trabajo sobre la documentación de la empresa. Refleja el tiempo de almacenamiento de documentos específicos y qué departamento es responsable de qué documentación.
Necesario
- - conocimiento del trabajo de oficina;
- - una lista típica de documentos con períodos de almacenamiento.
Instrucciones
Paso 1
Tomar una decisión sobre el desarrollo de la nomenclatura, esto debe hacerse usando el orden de la organización. En él, indique quién debe hacer la nomenclatura, bajo quién liderazgo y en qué plazo. A continuación, aclare el alcance del artículo. Para crear una nomenclatura individual, puede utilizar una aproximada, se puede compilar para grupos de organizaciones que forman parte del mismo sistema. Tenga en cuenta la estructura de su organización al redactar este documento.
Paso 2
Seleccione el esquema de clasificación sobre la base del cual se construirá la nomenclatura. Depende de la estructura de la empresa. Si es lo suficientemente estable, elija un diagrama de bloques de la nomenclatura. Si cambia con frecuencia, elija un esquema de producción funcional. En el primer caso, las secciones de la nomenclatura corresponderán a los nombres de las divisiones estructurales de la empresa. La secuencia de su ubicación debe ser similar a la tabla de personal. En el segundo caso, utilice las funciones o direcciones de las actividades de la organización como secciones al elaborar la nomenclatura de los asuntos de la empresa.
Paso 3
Formule los títulos de los casos. El título debe ser claro, conciso y revelar la estructura principal y el contenido de los documentos del caso. Incluir también en él aclarando el contenido del caso, información sobre la autenticidad y copias de los documentos. No utilice palabras introductorias, frases complejas y redacción no específica en los títulos.
Paso 4
Al compilar una lista de títulos, utilice los siguientes signos: nominal (tipo de documento), autor, corresponsal, cronológico (tiempo de creación), tema-pregunta, geográfico.
Paso 5
Determine los períodos de retención de los casos, para ello utilice una lista estándar de documentos de gestión. Complete el diseño de la nomenclatura, el texto en sí debe verse como una tabla, coloque el sello de aprobación en la página del título.
