Las hojas de cálculo de Microsoft Excel son una forma ideal de almacenar información de contacto. Tener una guía telefónica en Excel facilita agregar y eliminar información de contacto. La creación de un libro de este tipo consta de dos procedimientos principales: agregar la columna apropiada e ingresar la información.
Necesario
Microsoft Excel 2007 instalado
Instrucciones
Paso 1
Abra Microsoft Excel 2007.
Paso 2
Agregue un título en la parte superior de la tabla para que sepa lo que contiene. Es posible que necesite una guía telefónica para uso personal y otra para uso laboral o comercial. El nombre ayudará a distinguirlos entre sí. Utilice la barra de herramientas superior para resaltar el título.
Paso 3
Omita un par de líneas para personalizar las columnas de la agenda. Utilice los siguientes encabezados de columna: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Ingrese estos encabezados para cada una de las columnas. Es mucho más fácil leer y encontrar información cuando los elementos individuales están en columnas separadas.
Paso 4
Resalte la fila de encabezados de columna haciendo clic en el número de fila a la izquierda. Utilice las herramientas de la barra superior para centrar y poner en negrita los encabezados de las columnas.
Paso 5
Ingrese información en cada columna. Esto puede tomar algo de tiempo. Solo necesita ingresar toda la información de contacto disponible en Excel una vez, luego simplemente agregue nuevos contactos y actualice la información. Si falta algún dato, simplemente deje la celda en blanco.
Paso 6
Formatee el texto en la columna de código postal. Seleccione todo el texto de la columna (excluidos los encabezados). Haga clic con el botón derecho en la selección y seleccione Formato de celdas. En la pestaña "Número", haga clic en el elemento "Adicional". Haga clic en Código postal o Código postal +4. Haga clic en Aceptar. Esto convertirá todos los índices a un formato único.
Paso 7
Formatee el texto en la columna de números de teléfono. Seleccione todo el texto de la columna excepto los títulos. Haga clic con el botón derecho y seleccione Formato de celdas. En la pestaña "Número", seleccione "Adicional". Haga clic en el elemento "Número de teléfono" en la sección "Tipo". Haga clic en Aceptar. Todos los números de teléfono serán formateados.
