Llenar un documento de Excel usando listas desplegables puede acelerar y simplificar significativamente el trabajo con tablas. Las listas desplegables son útiles cuando se trabaja con datos persistentes o que cambian con poca frecuencia. Es suficiente crear un conjunto de datos una vez, para que el llenado adicional del documento se lleve a cabo casi automáticamente.
Método 1. Lista desplegable rápida
La forma más rápida de crear una lista desplegable en Excel es mediante la función Seleccionar de la lista desplegable en el menú contextual de la celda. Su principio de funcionamiento se asemeja al autocompletado habitual de Excel.
Primero, debe ingresar una lista de categorías de la lista futura en la columna una por una, sin omitir las celdas vacías. En la siguiente celda, debe colocar el cursor y llamar al menú contextual haciendo clic en el campo "Seleccionar de la lista desplegable". Es incluso más fácil llamar al menú desplegable presionando las teclas "Alt" + "Flecha abajo".
Este método es adecuado solo para datos ingresados estrictamente dentro de una columna y sin omitir celdas.
Método 2. Universal
Una forma más versátil de crear una lista desplegable en Excel requerirá más manipulación, pero al mismo tiempo le permitirá resolver problemas más complejos.
Primero, debe seleccionar un rango con una lista de categorías de la lista futura. La siguiente secuencia de acciones depende de la versión del programa.
En Excel 2007 y versiones posteriores, en el campo "Fórmulas", haga clic en "Administrador de nombres" - "Crear". En el cuadro de diálogo que se abre, debes ingresar un nombre, teniendo en cuenta que debe comenzar con una letra y no tener espacios. Después de completar la entrada, debe hacer clic en "Aceptar".
Puede hacerlo aún más fácil: después de seleccionar un rango, el cambio de nombre está disponible en el campo correspondiente ubicado a la izquierda de la línea de función, donde generalmente se indica la dirección de la celda. Después de ingresar el nombre del rango, asegúrese de presionar "Enter".
En versiones anteriores de Excel hasta 2003, debe seleccionar "Insertar", luego hacer clic en "Nombre" y seleccionar "Asignar". La secuencia adicional no se modifica.
Ahora debe seleccionar el rango de celdas al que pertenecerá la lista creada. Para ello, se selecciona un área de celdas, se abre la pestaña "Datos", en la que debe seleccionar la función "Validación de datos". En el cuadro de diálogo abierto, en la pestaña "Parámetros", en el campo "Tipo de datos", configure "Lista". En el campo "Fuente" que aparece, haga clic en "=" e ingrese el nombre de la lista creada. Al hacer clic en "Aceptar", las celdas del rango seleccionado, al hacer clic en ellas, adquieren un menú desplegable.
Este método para crear una lista desplegable en Excel es bueno para categorías que están fijas en términos de la cantidad de categorías con la capacidad de cambiar su nombre.
