La forma más accesible de ordenar datos en tablas es el editor de hojas de cálculo de Excel del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office. Sus herramientas para ordenar valores en filas y columnas son bastante fáciles de usar y le permiten construir reglas de ordenación bastante complejas.
Necesario
Editor de hojas de cálculo de Microsoft Excel 2007
Instrucciones
Paso 1
Haga clic con el botón derecho en cualquier celda de una columna si desea ordenar los datos de la tabla por los valores de esta columna en particular. En el menú contextual que aparece, abra la sección "Clasificación" y seleccione la dirección deseada de clasificación de datos. Si esta columna contiene valores de texto, ordenar "de menor a mayor" significa ordenar alfabéticamente. Si las fechas se colocan en las celdas de esta columna, esto significará ordenar desde las fechas más tempranas hasta las posteriores.
Paso 2
De manera similar, puede ordenar los datos por diferentes signos de diseño de celda, y no por los valores que contienen. Para hacer esto, hay tres elementos del menú contextual que le permiten organizar los datos de acuerdo con el color de fondo de las celdas, el grosor y el color de la fuente. También puede ordenar por iconos que se pueden colocar en las celdas de la columna.
Paso 3
Si necesita ordenar una tabla por datos de varias columnas, puede realizar este procedimiento secuencialmente para cada una de ellas. Sin embargo, Excel tiene una opción que le permite especificar el orden y la secuencia de clasificación de las columnas requeridas en un diálogo común. Para abrir este cuadro de diálogo, haga clic con el botón derecho en cualquier celda de la tabla, expanda la sección Ordenar y seleccione Orden personalizado.
Paso 4
Seleccione la primera columna para ordenar en la lista desplegable Ordenar por. En el campo de la derecha, especifique a qué se debe aplicar exactamente esta regla de clasificación: a los valores o formatos de la celda (color, fuente, icono). En la última lista desplegable, seleccione la dirección de clasificación. Esto completa el establecimiento de reglas para una columna.
Paso 5
Haga clic en el botón Agregar nivel para proceder a personalizar las opciones de clasificación para la siguiente columna. Se agregará una línea más a la línea ya completada y deberá repetir lo que se hizo en el paso anterior para la segunda columna. Si hay más de dos reglas de clasificación, siga agregando y completando las líneas tantas veces como sea necesario.
Paso 6
Para cada tabla, puede especificar hasta 64 reglas en un conjunto de ordenación complejo. Esto suele ser más que suficiente para los datos que deben procesarse en hojas de cálculo de Excel. Si surge la necesidad de reglas aún más complejas para ordenar valores en tablas, entonces es mejor usar aplicaciones de bases de datos más poderosas. En el paquete de Microsoft Office, el DBMS de Access está diseñado para esto.
