Ms Excel es un potente editor de hojas de cálculo. Le permite trabajar con tipos de datos grandes, es decir, ordenarlos de acuerdo con un criterio dado, establecer las fórmulas necesarias y mucho más.
Ordenar por un filtro determinado
Una de las funciones importantes y necesarias del programa Ms Excel es la clasificación automática por un parámetro dado. Esta función le permite organizar los datos en una tabla de Excel. Puede ordenar datos de varios tipos: texto, como apellidos, y numéricos, como fechas. Hay al menos dos tipos de clasificación.
Para ordenar los apellidos alfabéticamente, debe seleccionar ordenar por un atributo. Vale decir que los apellidos en Excel se pueden sistematizar en orden ascendente, es decir, de la "A" a la "Z", o viceversa, en orden descendente. Este es el llamado tipo simple.
Con este tipo de ordenación, basta con seleccionar la columna que contiene los apellidos a ordenar. Luego, en el Panel de control de Ms Excel en la parte superior derecha, busque la opción Ordenar y filtrar. Haga clic en él con el botón izquierdo del mouse, se abrirá una ventana frente a usted, en la que puede seleccionar la clasificación desde la primera letra del alfabeto hasta la última, en orden inverso, o determinar de forma independiente el parámetro requerido. Una clasificación simple es adecuada si solo hay una columna con apellidos en el documento de Ms Excel.
Si su documento tiene muchas columnas, la Sra. Excel puede pedirle que aclare si desea expandir o no el área de formato. En este sentido, aparecerá un cuadro de diálogo correspondiente. Puede optar por expandir el rango u ordenar según el valor resaltado. Si selecciona Extensión de formato automático, las celdas asociadas con la columna de formato permanecerán adjuntas a ella. De lo contrario, la clasificación no los tocará. En este punto, debe tener cuidado, porque los datos en el documento, si la clasificación se selecciona incorrectamente, corren el riesgo de confundirse.
Clasificación personalizable
El usuario puede utilizar otra forma de ordenar los apellidos alfabéticamente seleccionando un rango personalizado. En este caso, deberá especificar de forma independiente la columna por la que se ordenarán los datos. La acción del usuario de Ms Excel será la misma, excepto que seleccione la opción Orden personalizado en la sección Ordenar y filtrar. Después de eso, el usuario selecciona la columna por la que se deben ordenar los datos. En este caso, es la columna de apellido. El siguiente paso es seleccionar ordenar alfabéticamente desde la primera letra hasta la última o viceversa. Esta clasificación suele denominarse compleja.
Recuerde que en Excel puede ordenar cualquier columna, independientemente de su ubicación en la hoja. Dependiendo de la versión de Ms Excel que haya instalado, la configuración de clasificación automática puede variar, la esencia del trabajo permanece sin cambios.
