La cuestión de la necesidad de crear un archivo electrónico en la empresa es cada vez más urgente. Y esto no es accidental, porque la introducción de nuevas tecnologías de la información no solo garantiza la seguridad y confiabilidad de los documentos, sino que también reduce el tiempo para su búsqueda y también permite, si es necesario, que varios empleados accedan a los mismos datos a la vez.
Instrucciones
Paso 1
La creación de un archivo de documentos electrónicos incluye varias etapas. Inicialmente, compre e instale el software con licencia en el equipo informático de la empresa.
Paso 2
Prepare documentos, es decir, organícelos, identifíquelos de acuerdo con la estructura existente de circulación de documentos en su organización. En particular, en esta etapa, deberán registrarse, clasificarse por vida útil y quitarse las grapas de las hojas sin coser.
Paso 3
El siguiente paso es digitalizar o escanear documentos. Se lleva a cabo en un equipo técnico que admite exactamente el tipo y formato del documento que se utiliza en esta organización. En esta etapa, verifique la calidad de la reproducción de los documentos, si es necesario, vuelva a escanear.
Paso 4
La siguiente es la etapa de convertir (convertir) documentos al formato que cumple con el concepto de sus estándares de almacenamiento y producción, y luego, la etapa de indexación, es decir. "Asignación" de palabras clave a cada documento para la búsqueda posterior de la información necesaria o creación de una base de datos a texto completo.
Paso 5
Al final del trabajo de creación de un archivo electrónico, establezca la configuración (derecho de acceso, derecho a cambiar documentos) y capacite al personal de la organización.
