MS Excel es una herramienta muy conveniente para realizar cálculos y presentar datos tabulares. Sin embargo, al preparar la documentación de informes, a menudo se requiere proporcionar información tabular en formato Word. Al mismo tiempo, a veces es necesario traducir no solo el contenido directo de la información, sino también el formato de los documentos.
Es necesario
MS Word, MS Excel, computadora
Instrucciones
Paso 1
Para traducir información de un archivo guardado en formato Excel a Word, abra el archivo de hoja de cálculo, seleccione las celdas necesarias, haga clic derecho y seleccione "Copiar". Luego, inicie el programa MS Word, cree un documento en blanco (como regla, se crea automáticamente) y pegue el fragmento copiado de Excel en él. En este caso, el número de columnas necesarias para representar la tabla aparecerá en el documento creado y cada fila de la tabla de Excel se representará como una línea separada en el documento.
Este método es el más simple, sin embargo, al usarlo, se pierde el formato del documento original. Además, la edición posterior de dicha pseudo-tabla creada en Word será muy difícil.
Paso 2
Para que una tabla preparada en Excel se vea casi igual en Word, pegue la información copiada en la tabla preparada de antemano. Para hacer esto, cuente cuántas columnas y filas tiene la tabla original. Luego, en Word, seleccione el elemento de menú "Tabla" e "Insertar". Ingrese el número de columnas y filas en la ventana que aparece y haga clic en confirmar. Todos los demás ajustes (cosméticos) se pueden realizar más tarde.
Ahora, como en el primer caso, copie la parte deseada de la tabla. Luego, con el mouse, seleccione toda la tabla creada en Word, haga clic derecho y seleccione "Pegar". Todos los datos de la tabla original se distribuirán ordenadamente entre las celdas vacías de la tabla de Word. Con las herramientas de formato de Word, corrija las partes de la tabla colocadas incorrectamente.
Este método es óptimo para la preparación de la documentación de informes, sin embargo, no le permite guardar las fórmulas, lo que complicará el posterior recálculo de los datos.
Paso 3
Para copiar una tabla de Excel junto con fórmulas y diseño, use no una simple pasta, sino una "especial". Para hacer esto, copie también el fragmento requerido de la tabla, luego seleccione "Editar" - "Pegado especial" en el menú de Word. Luego, seleccione la línea "Hoja de Microsoft Excel (objeto)" en la ventana que aparece.
Preste atención a la posición del punto en las líneas "Insertar" y "Conectar". Para la preparación de documentación estándar, deje este puntero en la línea "Insertar".
Si necesita que la información del documento de Word cambie automáticamente según los datos de la tabla de Excel, seleccione el elemento "Enlace". Sin embargo, es necesario asegurarse de que el archivo de Word tenga acceso constante al archivo en formato Excel.
