Una base de datos es un catálogo de información. Los datos se organizan de acuerdo con reglas generalmente aceptadas. Las guías telefónicas o los diccionarios son los ejemplos más simples de bases de datos. Con el desarrollo de la tecnología informática, las bases de datos se han vuelto mucho más grandes y complejas.
Entendiendo las bases de datos
La base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Pueden contener datos sobre personas, productos, finanzas y más. La construcción de una base comienza con una simple lista u hoja de cálculo. Con el tiempo, esta lista crece y comienzan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Se vuelve difícil pensar en ellos como una lista. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, es una buena idea convertirlos en una base de datos usando un sistema de administración de bases de datos (DBMS). Uno de los mejores productos en esta área es Microsoft Office Acess, que combina flexibilidad, facilidad de uso y una interfaz amigable.
Mesas
Una tabla en una base de datos parece una tabla simple porque los datos se almacenan en filas y columnas. Como resultado, suele ser bastante fácil importar una tabla normal a una base de datos. La principal diferencia entre una hoja de cálculo y una base de datos es el nivel de organización de la información.
Cada fila de la tabla se denomina registro. La información seleccionada se mantiene en registros. Cada uno de ellos consta de uno o más campos. Los campos son análogos a las columnas de una tabla. Por ejemplo, puede crear una tabla llamada "Empleados", donde cada registro (fila) contiene los datos personales del trabajador (nombre, apellido), y cada campo (columna) da información sobre él (dirección, etc.). Los campos deben designarse como un tipo específico de datos, ya sea texto, fecha, hora, número o algún otro tipo de información.
Formularios
En ocasiones, los formularios se denominan "pantallas de entrada de datos". Este es el tipo de interfaz que se utiliza para trabajar con sus datos. Los formularios suelen contener botones de comando que realizan diversas funciones. Es muy posible crear una base de datos sin usar formularios editando los datos de entrada en las tablas de referencia. Sin embargo, la mayoría de las bases de datos usan formularios para ver, ingresar y modificar tablas.
Consultas
Las consultas son los verdaderos caballos de batalla de la base de datos y pueden cumplir muchas funciones diferentes. Su aplicación más común ha sido recuperar datos específicos de tablas. La información que el usuario desea recibir suele estar repartida en varias tablas. Las consultas le permiten ver todas las tablas al mismo tiempo y mostrar el resultado de la búsqueda en la pantalla. Además, las consultas le permiten agregar criterios que filtran datos para una consulta específica.
Informes
Los informes se utilizan para resumir y presentar datos en tablas. Cada informe se puede editar para presentar información en un formato diferente. El informe se puede generar en cualquier momento y reflejará el estado actual de la base de datos.
Macros
Las macros en Access son análogas al lenguaje de programación utilizado para agregar funcionalidad a la base de datos. Por ejemplo, al adjuntar una macro a un botón en un formulario, se ejecutará cada vez que se haga clic en ese botón. Las macros contienen acciones para realizar tareas específicas, como generar un informe, ejecutar una consulta o corregir información. La mayoría de las operaciones manuales de bases de datos se pueden automatizar mediante macros. Esto ahorra mucho tiempo y recursos en la PC.
